Не сходится НДС с порталом ЭСФ: как найти расхождения до сдачи 300.00
Почему сверка по дате выписки даёт ложные расхождения, какие ЭСФ отбрасывать до сравнения и как по одной сводке понять, не хватает документов или разошлась ставка.
Раз в квартал у бухгалтера в Казахстане одна и та же задача: убедиться, что все входящие счета-фактуры поставщиков попали в 1С, иначе теряется зачёт НДС. Расхождения обычно ищут так: выгружают реестр с портала ИС ЭСФ, выгружают журнал из 1С и сводят в Excel. Мы делали такую сверку для клиентов и собрали ошибки, из-за которых она показывает не то.
Ошибка 1. Период по дате выписки
Портал фильтрует реестр по дате выписки. В зачёт НДС и в форму 300.00 идёт дата совершения оборота. Это разные даты: поставка была 30 марта, ЭСФ выписан 3 апреля. При сверке «за второй квартал» такой документ окажется в реестре портала, а в 1С за второй квартал его нет, и он попадёт в расхождения. Наоборот тоже бывает: оборот второго квартала, ЭСФ выписан в июле.
Ошибка 2. Сравнивать всё подряд
До сравнения из реестра нужно убрать то, что в зачёт не идёт:
- отозванные и аннулированные ЭСФ
- ЭСФ на аванс
- исходные ЭСФ, у которых есть исправленный: сверяется только последний в цепочке
Дополнительные ЭСФ оригинал не отменяют, они сверяются как самостоятельные строки. Если этого не сделать, сумма по поставщику задвоится.
Ошибка 3. Считать документы, а не деньги
Список «этих ЭСФ нет в 1С» сам по себе не отвечает на вопрос, на сколько расходится НДС. Полезнее сводка из трёх колонок: портал, 1С, разница, и строки по НДС, обороту с НДС и обороту без НДС. Возвраты отдельными строками, они уменьшают зачёт.
Такая разбивка диагностична сама по себе. Если оборот без НДС сошёлся, а НДС нет, документы на месте, проблема в ставке или необлагаемых оборотах. Если расходится всё, документов физически не хватает. Это два разных сценария с разными действиями, и по сводке они различаются без разбора построчно.
Ошибка 4. БИН числом
Excel превращает БИН в число и съедает ведущие нули. Контрагент с таким БИН не находится, и появляется ложное «нет в 1С». БИН должен храниться строкой ровно в 12 знаков. Если в выгрузке колонка пустая, БИН и дату выписки можно восстановить из самого регистрационного номера: в нём зашиты БИН поставщика, дата выписки и порядковый номер.
Как сопоставлять
- По регистрационному номеру ЭСФ, точное совпадение.
- По БИН контрагента, дате оборота и сумме НДС с допуском в один тенге на округление.
- По БИН и сумме НДС в окне ±5 дней от даты оборота. Такое совпадение считается вероятным и требует подтверждения.
Отдельно проверяется, есть ли контрагент с таким БИН в справочнике. Если его нет, сопоставление провалится по любому правилу, и вместо «нет контрагента» вы получите ложное «нет ЭСФ».
«Типичная картина у клиента: оборот без НДС сходится копейка в копейку, а НДС расходится на несколько сотен тысяч. Документов не хватало ровно ноль. Расходилась ставка по двум поставщикам.»
Что мы с этим сделали
Эту логику мы собрали в расширение для Бухгалтерии для Казахстана. Оно берёт реестр напрямую через обмен или из Excel-выгрузки портала, отбирает период по обороту, сворачивает исправленные ЭСФ, показывает сводку и расшифровку по номерам. Недостающие ЭСФ, поступления и контрагенты создаются из формы группой.
